Bent u werkzaam in de inkoop? Dan heeft u het begrip purchase-to-pay vast wel eens voorbij zien komen. Vaak worden er ook andere termen gebruikt om dit proces te omschrijven. Hierbij kun je denken aan P2P, procure-2- pay en procurement. Vanzelfsprekend helpt dit proces bij het beheersen van de interne inkoop. Maar hoe gaat een purchase-to-pay traject nou precies in zijn werk? In deze blog vertellen wij je er graag meer over. Zo ben jij straks een echte inkooptopper!
Wat is het?
Tegenwoordig zijn er verschillende benamingen in de wereld geroepen voor het purchase-to-pay traject. Welke term er ook gebruikt wordt, het betekent allemaal hetzelfde. Bij dit proces gaat het om het beheersen van het gehele interne inkoopproces. Hiermee wordt de weg van bestellen tot aan de factuurbehandeling bedoeld.
Vroeger ging purchase-to-pay alleen over een efficiënte manier van factuurafhandeling. Dit is allang niet meer zo aangezien de term een duidelijke lading heeft gekregen. Veel meer taken worden nu met behulp van dit proces geregeld. Hierdoor is purchase-to-pay vandaag de dag niet meer weg te denken uit ieder bedrijf. Er komen zelfs steeds meer mogelijkheden om dit proces naar een nog hoger niveau te brengen. Een goed voorbeeld hiervan is het compleet automatiseren.
Purchase-to-pay gebruiken
Door als bedrijf gebruik te gaan maken van een purchase-to-pay proces is het mogelijk om meer inzicht te krijgen in de interne inkoop. Dit wordt gedaan door een gecentraliseerde omgeving. In deze omgeving is het voor de inkoopmedewerkers mogelijk om direct bestellingen bij de leverancier te plaatsen. Het is dus niet meer nodig om apart te bellen, mailen of de website van de betreffende leverancier te gebruiken. De gecentraliseerde omgeving laat daarnaast duidelijk zien wanneer en waar er bestellingen zijn geplaatst en hoeveel dit gekost heeft. Dit maakt het inkopen van goederen een stuk overzichtelijker. Een purchase-to-pay proces is gemakkelijk te realiseren met een software. Hiervan zijn er verschillende varianten, zoals: Procurify, Coupa procurement en GEP SMART.
Voordelen van dit proces
Door het purchase-to-pay proces zo goed mogelijk te implementeren in het bedrijf ontstaan er veel voordelen. Er ontstaat een voordeel op het gebied van tijd en financiën. De tijdwinst wordt behaald door de gecentraliseerde omgeving. Doordat alle inkoop nu op één vaste plek gebeurt, neemt het operationele werk fors af. Het is immers niet meer nodig om op een akkoord te wachten zodra er een factuur binnenkomt. Door de gecentraliseerde omgeving is er een automatische factuurverwerking.
Daarnaast wordt de financiële winst behaald doormiddel van afspraken met alle leveranciers. Dankzij het purchase-to-pay proces is het inzichtelijk bij welke leveranciers er goederen zijn besteld. Hierdoor is het mogelijk om het leveranciersbestand te gaan optimaliseren. Ook ontvangt elk bedrijf door dit proces over uitgebreide rapportages over voorraden, bestelhoeveelheden en uitgaven. Een inkoopmedewerker kan dus sneller schakelen met de leverancier. Mocht er per ongeluk iets verkeerd gaan bij het plaatsen van een bestelling, dan is dit direct te zien in de gecentraliseerde omgeving. Met een purchase-to-pay proces kom je dus nooit meer voor verrassingen te staan. Ideaal als een bedrijf meerdere inkoopbestellingen per week de deur uit stuurt.